Dentro de nuestra empresa, una de las partes más importantes es la gestión documental. Por eso, hoy venimos a darte 5 tips para agilizar la Gestión Documental de tu empresa. Todo el que sea responsable de la gestión de documentos en tu empresa, es consciente de la cantidad de documentos que se generan, el tiempo que se invierte en ellos, y la complejidad que tiene realizar un análisis de datos o de la información que contienen.
También tenemos que tener en cuenta que en ocasiones incluso se pierden documentos, o seguimos teniendo archivados todos aquellos que están obsoletos. En ocasiones no sabemos si han sido actualizados o procesados correctamente.
¿Por qué es importante tener un buen control de la gestión documental?
Si no tenemos un control exhaustivo en la gestión documental, se produce un caos y esto puede tener consecuencias, que pueden ser graves. Un ejemplo de una de ellas puede ser la pérdida de un beneficio por sanciones al no cumplir el plazo o incluso no disponer del documento que nos solicitan.
En la mayoría de empresas se dan estas situaciones, se decantan por buscar un software que les permita digitalizar todos estos documentos, para tener una gestión más eficiente. Con esto evitaremos el uso de papel, y mejoraremos el control. Te dejamos 5 tips para agilizar todos estos procesos sobre la gestión documental de tu empresa.
5 tips para agilizar la Gestión Documental de tu empresa.
1 Digitalizar todos los documentos que tenemos en papel
Lo primero que debemos hacer, es digitalizar todos los documentos que tenemos en físico en nuestra oficina.
Con esto conseguiremos que todo siempre quede registrado, sin necesidad de guardar los documentos físicos. Transformar toda la información que tenemos en papel mejora el rendimiento y eficiencia de los procesos, ya que la información es mucho más fácil de recuperar y esto nos ayuda a poder analizarla en cualquier momento que lo deseemos sin dedicar mucho tiempo en buscar lo que necesitamos.
2 Administrar las versiones de documentos
Llevar un control sobre la caducidad de documentos es muy importante, por eso es interesante contar con un software que nos permite configurar notificaciones para que siempre nos mantenga al día de la necesidad de actualizarlos.
Si lo hacemos así, será más sencillo y evitaremos la falta de disponibilidad o la entrega fuera de plazo de los documentos.
3 Categorizar los documentos
Es importante siempre categorizar la documentación que generamos en el sistema para hacer que la búsqueda sea más eficiente. Si identificamos todos los procesos de nuestra empresa, comprenderemos la estructura y esto nos ayudará a tener una base para realizar de la mejor manera la categorización.
4 Gestionar cobros y pagos
Con la digitalización de todos nuestros documentos podremos gestionar los cobros y los pagos de nuestra empresa. Gracias a este sistema, llevaremos al día todos los gastos y cobros y podremos ver las previsiones futuras.
5 Controlar los accesos
En este punto, deberíamos asignar un control de accesos para la gestión documental. No todo el mundo puede tener acceso a según qué documentos de nuestra empresa. Habrá algunos documentos que solo los tendremos que visualizar, por lo tanto, tendremos que bloquear la edición, y otros que sí tendremos que editarlos y poder modificarlos. Por esta razón debemos gestionar muy bien los accesos y las acciones habilitadas a base de los documentos y/o a los usuarios. Esto nos asegurará una gran medida de seguridad, evitando la pérdida de documentos y modificaciones no autorizadas.
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