Esta entrevista/master class de Miquel Nadal corresponde a la segunda parte, Si aún no has visto la primera parte, puedes hacerlo aquí.
Miquel Nadal. Él es conferenciante internacional, psicólogo especializado en neuroproductividad y gestión del tiempo. Ayuda desde Emorganicer a empresas, directivos y CEOs que lideran la innovación científica y tecnológica, a potenciar el rendimiento de sus equipos gracias a la neuroproductividad (Neurociencia + Psicología + Gestión del tiempo). Como dice Miquel ¡Bienvenidos a la administración del tiempo del siglo XXI!
¿Cómo mantener la motivación y cómo mantenemos la energía mental?
Lo primero es conocerte y saber tu nivel de energía durante el día. Hoy en día ya hay test para averiguarlo. Si eres una persona más de mañana, una persona más intermedia (10-11 de la mañana hasta las 4-5 de la tarde) y luego están las personas más despertinas a partir de la tarde y también la noche.
Esto nos permite ser más productivos y trabajar de forma más inteligente. Las tareas más complejas requieren de nosotros más energía, y a veces pasa que hacemos tareas más duras cuando no es nuestra hora de energía. Esto afecta a nuestra autoestima porque pensamos que no somos buenos o capaces y en realidad lo que te pasa es que estás agotado. No tiene nada que ver con tu capacidad, si no con tu energía. Por tanto cuando tengas más energía, dedicate a las tareas más exigentes y no a las tareas menos exigentes y que tanto tiempo nos consume como responder emails.
Segundo punto, es espaciar los proyectos. Tendemos a masificar todos los proyectos en un punto del año o trimestre. Por ejemplo a finales de año, y es recomendable hacernos un plan anual para distribuir los proyectos. Si se solapan demasiado entre ellos, nos genera fricción, nos agota mentalmente, vamos acumulando años tras año. Esto también hace que toda las ilusiones de proyectos que tenemos en mente, no se produzcan a causa de este agotamiento. Para esto, si puedes, es recomendable que cada diez semanas aproximadamente te tomes unos 3-4 día de vacaciones, descanso o desconexión total.
Y otra cosa que funciona es descartar proyectos, cuando ves que algo que tienes en mente desde hace tiempo y no acaba de materializarse o arrancar, lo mejor es eliminarlo de nuestra lista. Si ese plan tiene que salir adelante en otro momento, volverá a tu vida, y ya elegirás si lo quieres implementar y sacar adelante.
¿A la hora de agendar tareas somos demasiado optimistas? ¿Se puede evitar el estrés bajando el nivel de autoexigencia o la mochila que nos cargamos?
Si, somos demasiado optimistas. Nuestro cerebro está más enfocada a no gastar tanta energía para sobrevivir, pero curiosamente nuestro cerebro es excesivamente optimista a la hora de agendar tareas. Se ha estudiado a nivel científico que las personas somo entre 5 y 7 veces más optimistas sobre lo que en realidad hacemos. Me explico, si piensas que una tarea que no conoces cuánto tiempo te va a llevar realizarla, la calculas en una hora, normalmente tardarás entre 5 y 7 veces más. Este punto es importante tenerlo en cuenta porque lo que hacemos es sobre planificar. Siempre planificamos cuando estamos altos de energía, pero durante la semana hay imprevisto y actividades que disminuyen cuesta energía y por tanto no somos tan rápidos.
Otro punto importante, es que pensamos que tenemos que tener más objetivos, incluso está bien visto socialmente. Al final todos los objetivos son autoexigencias, adelgazar, meditar, etc. Pueden ser cosas que nos ayuden a mejorar y puede ser algo bueno para nosotros, pero tienes que saber que todas son exigencias que te has autogenerado y que están basadas en nuestras creencias y en cosas que leemos o vemos, y por tanto igual que lo creas las puedes destruir. Tu tienes realmente el poder de si lo haces o no lo haces.
A nivel de personas que sean muy optimistas. Recomiendo que tengan su foco puesto solo en un proyecto de calidad, donde tu estés dando tu 100% y que tengas que dedicarle mucha energía. El resto de proyectos que sean secundarios. El problema es tener varios proyectos exigentes a la vez, todos al mismo nivel de exigencia. Eso te va a agotar y por tanto no los vas a sacar adelante con calidad ( o al menos con bienestar).
Consejos de gestión del tiempo y cómo lo aplicamos, para todas las empresas que no saben ni por dónde empezar.
Voy a dar 5 trucos para que la gente lo pueda aplicar en base a gestión del tiempo y también a neurociencia aplicada.
Una cosa que funciona muy bien con nuestro cerebro es hacer una lista de todas las tareas repetitivas y rutinarias que hacemos durante el día, con la frecuencia y el responsable que lo lleva a cabo en caso de tener un equipo, si no, eres simplemente tú. Con esto veremos todo lo que hacemos de serie y de base, y hay que limpiar. Muchas veces nos llenamos la agenda de cosas y no tenemos en cuenta que ya está llena de cosas que ya hacemos diariamente, por tanto no disponemos de 8h, sino de 4h. Hay muchas cosas repetitivas que ocupan tiempo y no somos conscientes. La semana es más corta de lo que pensamos muchas veces. De esta forma sabremos de cuanto tiempo libre semanal disponemos, optimizar más nuestras tareas, y ser más conscientes con lo que podemos llegar a hacer para no vivir tan estresados.
Segundo punto es hacerte listas, no más de dos, si no tenemos un problema. Dos listas y un calendario de forma accesoria. Una lista para cosas que tienes que hacer esa semana y después otra donde anotes todas las tareas que están aún sin definir cuando las harás.
Tercer consejo, no autoflagelarse con información o sobre informarse. Muchas veces nos enviamos notas por diferentes vías. Lo mejor es usar tu primera lista, la que usas para apuntar las cosas de la semana y del día, y cuando llega final del día las elimines haciendo una revisión diaria donde puedas checkear las cosas que has cumplido y las que no. En caso de no cumplirla, la reprogramas si tiene sentido todavía.
Cuarto punto, invierte un tiempo mínimo semanal en automatizar tareas. Hacer un filtro nuevo de correos, usar nuevas herramientas de gestión y organización, etc. Cada vez más usaremos inteligencia artificial en nuestro día a día porque sino, nos pasaremos el día haciendo cosas que nos nos aporta ningún valor y nos obliga a hacer cosas pesadas, cuando tenemos la inteligencia artificial que existe para facilitarnos el día y las tareas.
Quinto y último consejo, hacer una dieta digital antes de empezar cualquier proceso de productividad. Dejar de consumir tanta información, eliminar fotos o vídeos pendientes de ver, archivos acumulados en el escritorio digital y físico, etc. Es importante hacer un reset antes de empezar porque sino empezaremos ya directamente en el caos. Cuando empezamos con un sistemas de productividad, es importante que esté lo más limpio y tranquilo posible. Si hay mucho ruido al implementar un nuevos sistemas de productividad, tendremos serios problemas para llevarlo a cabo. Así que resetea, elimina cosas que tienes en la lista hace meses o años, y después implementa una metodología de productividad.
Mil gracias Miquel!
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