Alguien dijo una vez, “gasta una moneda menos de las que ganes”. Puede parecer algo lógico, sin embargo, no siempre se trabaja así y menos en las empresas. Por eso, desde Finergia, te ofrecemos una Guía para la planificación y gestión de gastos financieros en PYMES.
Importancia de la gestión de gastos y el control financiero en una PYME
Todas las empresas deben planificar una estrategia de gestión de gastos. Vivimos en un momento histórico en el que hay una gran inseguridad financiera y si no se controla en qué se gasta el dinero, se puede poner en riesgo la supervivencia del propio negocio.
De hecho, las empresas que tienen una buena planificación financiera, son las que controlan sus finanzas de manera milimétrica. Con el control de las finanzas se consigue detectar los errores que se están cometiendo y también los aciertos. Así es más sencillo diseñar estrategias que puedan mantener en pie el negocio.
Contar con las herramientas adecuadas te ayudará a controlar mejor cuestiones como las que estamos comentando.
Cómo optimizar la gestión de gastos
Optimizar la gestión de gastos es clave para lograr que la empresa sea rentable y más en estos tiempos que corren. Es necesario seguir una serie de pasos para conseguir sacar el máximo rendimiento a los fondos del negocio.
La gestión de gastos sirve para controlar cada euro gastado y saber cómo sacarle el máximo rendimiento. El seguimiento debe ser constante y exhaustivo para tener una visión global de la economía empresarial.
Tipos de gastos más comunes en las PYMES
Las empresas tienen dos tipos de gastos, fijos y variables. En los dos siguientes apartados nos centramos en cada uno de ellos.
- Gastos fijos. Los gastos fijos de un negocio son todos los pagos que se deben realizar con independencia de que existan fondos. Pueden ser semanales, mensuales, trimestrales, anuales o tener cualquier otra periodicidad.
Aunque cada empresa soporta unos gastos diferentes, estos son los que tienen que afrontar habitualmente:
- Impuestos. Las empresas tienen que abonar diferentes impuestos, los más habituales son el IVA, el IRPF, el IAE o el Impuesto de Sociedades.
- Seguridad Social. Hay que pagar a la Seguridad Social un tanto por ciento de la nómina y si hay algún autónomo, su cuota mensual.
- Sueldos. También son un gasto fijo todos los sueldos que paga la empresa.
- Suministros. Como el agua, la electricidad, el gas o Internet.
- Instalaciones. El pago del alquiler si lo hay.
- Amortizaciones. Son los pagos para cubrir las distintas deudas del negocio.
- Servicios externalizados. Algunas empresas tienen externalizados algunos servicios, como la asesoría fiscal, la limpieza, la seguridad… Son pagos que se deben contabilizar también como fijos.
Gastos variables
Los gastos variables de un negocio dependen de tres cuestiones: su actividad económica, su producción y las ventas que realice. La teoría es que cuanto más ingresos se obtienen, mayores son también los gastos variables. Estos son los más frecuentes:
- Proveedores. Se abonan las materias primas que se necesitan para la producción.
- Logística. Engloba todos los gastos en cuanto a almacén y transporte, tanto de materias primas como de componentes, hasta el punto de venta o el cliente final.
- Comisiones. Las que se pagan por cualquier transacción bancaria o por el uso del datáfono, por ejemplo.
- Descuentos. Cuando se obtienen descuentos por volumen, se considera que el gasto es variable.
- Subcontrataciones. Solo en el caso de que sea necesario efectuar una subcontratación de forma temporal de parte de la producción.
- Gastos de viaje. Si es necesario visitar clientes, acudir a ferias o cualquier otro desplazamiento.
Estrategias para recortar gastos en una PYME
Existen una serie de estrategias que se pueden utilizar para recortar los gastos de una pequeña o mediana empresa. Los repasamos en los siguientes apartados.
Digitalización de procesos
Digitalizar los procesos permite a las empresas reducir el tiempo que se dedica a tareas rutinarias. Además, también minimiza los errores, que suelen convertirse en un gasto extra para las empresas. Por eso en la gestión PYMES es tan vital decir adiós a los procesos tradicionales y apostar por las herramientas más vanguardistas.
Análisis de los proveedores
Con la subida de precios que se ha producido en los últimos meses se vuelve aún más importante analizar los pagos a proveedores. Debes tratar de conseguir mejores condiciones o incluso plantearte buscar nuevas empresas. En ocasiones, la comodidad impide que se obtengan acuerdos más favorables.
Financiación externa
Es vital limitar al máximo la financiación externa, ya que esta conlleva gastos en cuanto a comisiones e intereses. Si no es posible, es necesario negociar bien los acuerdos. Quizás contar con un bróker bancario sea una alternativa para lograr las mejores condiciones.
Herramientas de gestión de gastos
Una de las maneras más eficaces de controlar los gastos es contar con un software de gestión. Recogen todos tus datos económicos de forma organizada y ofrecen estadísticas que simplifican este trabajo.
Estos softwares te permiten analizar los gastos que se están realizando en tu empresa. Con esto, serás capaz de realizar una gestión más eficaz y conseguir un ahorro importante para tu negocio.
Además, estos programas funcionan también como app gestión gastos y podrás acceder a muchos de sus servicios desde tu propio móvil.
¿Necesitas un programa de gestión de gastos en tu empresa?
Está claro que realizar todo lo que hemos comentado de forma manual es complicado. Por eso, un programa de gestión de gastos es clave para mantener controlado hasta el último euro que se gasta en tu negocio.
Seguro que te estarás preguntando cuál elegir. En el siguiente apartado descubrirás la herramienta que están utilizando las empresas que lideran los diferentes sectores.
Finergia: el software financiero que te permitirá optimizar la gestión de gastos en tu empresa
En Finergia hemos diseñado la herramienta que necesitas para optimizar la gestión de los gastos de tu negocio. Entre otras funciones, te permite detectar desviaciones comparando un mes con otro, analizar en qué inviertes tu dinero y detectar tanto tus ingresos como tus gastos.
Tiene un uso intuitivo y te ofrecemos todo el soporte que necesitas para implantarla en tu negocio. Además, no tendrás que detener el día a día de tu empresa, ya que se adaptará a todos tus procesos. La gestión de gastos es vital para que tu negocio sea rentable. No se puede dejar a la casualidad ni descuidar ni un solo detalle. Por eso, cuenta con Finergia y tus finanzas estarán en las mejores manos.
