Ver una empresa llena de archivadores y papeles por todas partes da una impresión caótica. Además, el desorden siempre trae consecuencias negativas en el tiempo. Empezarás a perder documentos, no sabrás dónde los has puesto, se te pasarán fechas de abono de facturas. En fin, la gestión de tu negocio puede ser un auténtico desastre. Para que no te ocurra, te mostramos las ventajas de la gestión documental digital. Al final de estas líneas descubrirás la herramienta que facilitará tu trabajo al máximo.
¿Por qué te interesa conocer las ventajas de la gestión documental para tu empresa?
Antes de centrarnos en las ventajas de la gestión documental para tu empresa, queremos que seas consciente de que es algo vital con independencia del tamaño de tu negocio. Hasta la tienda más pequeña necesita tener sus papeles organizados.
La prueba de que resulta la mejor opción es que ningún negocio que ha digitalizado sus documentos ha vuelto a la forma tradicional. De hecho, muchas empresas ya se han pasado al formato digital. Pero ¿sabes qué? Que siempre se puede optimizar el funcionamiento. De momento vamos a conocer sus ventajas.
- Es más sencillo encontrar un documento. Todos los documentos de tu empresa están a un solo golpe de clic. Puede ser desesperante pasar minutos o incluso horas buscando un papel importante. No solo puede ser frustrante, sino que te puede llevar a pagar tarde un impuesto o a cualquier otro problema serio.
- Adiós a la pérdida de documentos importantes. Veíamos en el punto anterior que puede ser un problema no encontrar un documento, pero todavía es peor perderlo. Por eso, digitalizar cada documento que entra en tu empresa debe ser tu objetivo. Así también evitarás que se estropee por el uso. También que les afecte la humedad o cualquier otro problema similar.
- Tu oficina parecerá más grande. Da igual el tamaño de tu negocio, en el momento que empieces a digitalizar todos tus documentos, te dará la impresión de tener más metros cuadrados. En algunos casos el espacio que se gana sirve incluso para ofrecer nuevos servicios o para que algún empleado tenga su propio despacho.
- Se puede tener acceso desde cualquier lugar. Podrás acceder a los documentos desde cualquier lugar. Además, puedes dar privilegios de uso distintos a cada empleado. También es importante que si más de una persona necesita el mismo papel al mismo tiempo, no será un problema. La digitalización facilita que más de un empleado consulte un documento concreto a la vez.
- Los documentos están más seguros. A un archivo en papel puede acceder casi cualquier persona de tu empresa. Cuando digitalizas la información, podrás elegir quién puede ver cada documento, como comentábamos en el apartado anterior. Sin olvidar que si utilizas el programa adecuado, podrás mantener todos tus datos a salvo de cualquier ataque externo.
- Se comparte información de forma sencilla. Cuando tienes que compartir algún documento por email o incluso por WhatsApp, es mucho más sencillo. También puedes hacerlo a través de cualquier otra aplicación que estés utilizando para intercambiar documentos a nivel interno.
- Copias del documento original. A veces necesitas una copia de un documento y pierde calidad, cuando tienes digitalizada toda la información de tu negocio, podrás conseguir duplicados perfectos. Además, no tendrás que manipular el documento original una y otra vez, con el riesgo de deterioro.
- Incrementa la productividad de tu plantilla. Las tareas manuales llevan a que tus empleados pierdan un tiempo valioso que podrían dedicar a otras gestiones. Además, se sienten más integrados en el negocio, al acceder a nuevas herramientas, y menos estresados porque no tienen que buscar los papeles a mano.
- Procesos más seguros. Cualquier gestión que se realiza con un documento digitalizado es más segura. El programa que utilices creará copias de seguridad para que no borre ninguna información importante.
- Mejora la imagen de la empresa. Vivimos en un mundo que cada vez está más preocupado por la sostenibilidad y el medioambiente. Por eso, el reducir el uso de papel es fundamental si quieres trasmitir una buena imagen a tus clientes. Por supuesto, también hay que valorar tu propio compromiso con este asunto que se ha vuelto literalmente vital.
¿Qué SaaS puedes utilizar para la gestión documental digital de tu empresa?
En Finergia hemos desarrollado el primer planificador financiero online del mercado. Además de otras importantes funciones, te permite gestionar todos tus documentos. Estas son algunas de sus prestaciones:
- Puedes cargar todos tus documentos y almacenarlos en la nube.
- Toda tu información estará protegida con los más altos estándares en cuanto a seguridad.
- Podrás gestionar todos tus documentos de forma rápida y sencilla.
- Descargarás al instante cualquier información que necesitas.
- Se puede subir información en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- El software acepta documentos en todos los formatos digitales.
- La búsqueda de archivos en la nube es muy sencilla.
- Simplifica todas las tareas.
- Evita la pérdida de cualquier documento importante.
Otra de las ventajas es que muchas empresas dependen de que el departamento administrativo envíe los documentos al resto de áreas del negocio. Con nuestro software cada empleado de tu empresa podrá acceder a la información a la que esté autorizado.
¿Quieres saber una de las grandes ventajas que tiene el software de Finergia? Que te invitamos a probarlo de forma gratuita durante dos semanas. Estamos seguros de que después no podrás dejar de utilizarlo.
Conocer todas las ventajas de la gestión documental digital para tu empresa no es suficiente, tienes que ir un paso más. Por eso, ponte en contacto con el equipo de Finergia y conocerás el software que ya está marcando la diferencia en tu sector.
